مدیریت ایمیل
حتما تا به حال مقالاتی راجع به مدیریت زمان خوندید. آنقدر مدیریت زمان مهمه که هر روز حضورش در بین رشته های دانشگاهی مختلف و نه فقط رشته های مدیریت و بازرگانی دیده میشه. این در حالیه که در شرکتهای بزرگ و بین المللی کلاسهای رایگان مدیریت زمان در سطوح مختلف برای کارکنان تشکیل می شه تا بازدهی کار رو بالا ببرن.
در فضای شرکتهای آی تی و شرکتهایی که قصد دارن از کاغذ استفاده کمتری ببرن و همه چیز رو به سمت و سوی الکترونیکی سوق بدن، ایمیل جز لاینفک ابزار کار هست. سرعت بالای ایمیل باعث شده که محبوب ترین ابزار اینترنت نه تنها در محیط کاری بلکه در فضای اینترنت باشه.
متاسفانه مانند بسیاری موارد دیگر، اگر هم که فرض کنیم تکنولوژی از سطح معقولی برخورداره و ابزار مورد نیاز رو به بشر برای پیشبرد اهدافش میده اما باز وقتی پای بشر به میون میاد باگهای آفرینش عین یه تومور قلمبه می زنه بیرون و در موضوع مورد بحث من اون باگ چیزی نیست جز عدم اصول مدیریت ایمیل و نگاه داشتن هرچیزی سر جای خودش!
خروارها ایمیل های ناخوانده، خروارها ایمیلهای ذخیره شده برای مطالعه سر فرصت(هیچ گاه این سر فرصت نمی رسه)، باعث میشه که صندوق پستی بسیاری از کارکنان شلوغ و در هم ریخته باشه و این عملا یک معضل بزرگه. در شرکتهایی مثل گوگل، حجم ایمیلهای دریافتی سرسام آوره و هرچقدر هم مسوولیت بیشتری داشته باشید، کوه ایمیلها هم مرتفع تر میشه. این را جدای از چتهای روزمره با افراد مختلف، شرکت در جلسه ها و یا فرستادن پیغام های کوتاه از طریق تلفن همراه و یا دستیار شخصی دیجیتالتون(مانند بلک بری)، تصور کنید.
حالا تصور کنید که یک مدیر رده پایین برای چند روزی به مرخصی بره و در چندین و چند گروه ایمیلی هم عضو باشه، بعد از بازگشت از مرخصی چند روزه، فضای ایمیلش حاوی ایمیل هایی ست که مثل کابوس شبانه جلوی چشمش رژه می رن و وقتی ایمیل به عنوان ابزار کار درجه اول مطرح باشه، نخواندن یک ایمیل یا جواب ندادن به اون در سر فرصت، گاه می تونه برای شخص بسیار گران تمام بشه.
در این پست سعی کردم تا حدی شما رو با این موضوع آشنا کنم.شما جز کدوم افراد هستید؟ جزو اون دسته که صندوق پستیشون شلوغ و درهم ریخته و پر از مزخرفات هست و یا اینکه دارای صندوقی تمیز و مرتب هستید. گاهی با خودم فکر می کنم که ارتباط بسیار نزدیکی می تونه وجود داشته باشه بین تمیزی اتاق یک شخص و فضای ایمیل او و یا حتی دستکتاپش. نظر شما چیه؟
6 نظر:
کاملا درست می گی. من آدم شلخته ای هستم. خیلی شلخته. ماشینم همیشه کثیفه و توش یک عالمه چیز بیخودیه. خونه ام نا مرتبه. میز کارم پر از چیزای مختلفه. دسک تاپ کامپیوترم پره. ایمیلم هم افتضاحه. الان تو جی میل هزار و نهصد و بیست و دو تا ایمیل نخونده دارم به علاوه شصت و پنج تا ایمیل درفت که هیچوقت نتونستم تمومشون کنم. ایمیل های جواب نداده هم نمی دونم چقدر دارم. به نظرم کلا به شلختگی ام بر می گرده این قضیه. حالا اگه راه حلی داری برای شلختگی بگو که خیلی به درد من می خوره!
به نظر من ربطي به وضعيت زندگي فرد با دستکتاپ اون و ايميل باکس اش وجود نداره
به نظر می رسه ربط داره!
یه نکته ی بی ربط اینکه خوشحالم بدون فیلتر می بینمت :)
سلام ايميل من خالي و مرتبه چون به كسي زياد ايميل نمي زنم
اما به تو يي مي خوام بزنم خيلي بهت افتخار مي كنم
به جون خورشيد خانوم قسم
سلام..اين چيز تازه ای نيست که ميگی...مسلمه که بين اتاق يه نفر و دسکتاپش ارتباط وجود داره...از وقتی اين اينترنت اينجوری توی زندگی و همه چيز ما رخنه کرده، مجبوريم مرتب باشيم..مخصوصا کسانی که خارج زندگی ميکنن..من روز اول که کامپيوتر خريدم ميدونستم اين کم کم هاردش پر ميشه و اگه ولش کنی تبديل ميشه به جنگل مولا :)...بنابراين نه تنها دسکتاپم، که هر سه تا هاردم کاملا مرتب، دسته بندی و هرچيزی تو فولدر مخصوص خودشه..بعضی از فولدرهام تا ۱۰ تا ساب فولدر هم داره...ايميلهام هم با فيلتر گذاری هرکدوم يه جای خاص و يه فولدر مشخص داره و حتی هنگام رسيدن ايميل، بجای اينباکس ميرن تو فلدر مخصوص خودشون..اتا و خونه و ماشين و ..همه چيز هم همينجور مرتب و دسته بنديه...
حدود 7 تا دستمال کاغذی از رده خارج شده (چون سرما خوردم)، چند تا کارت اینترنت، عینک آفتابی، تعداد زیادی سی دی، تعدادی بیسکویت و یه جعبه خالی شیرینی، موبایل، ماشین حساب، یک مداد، یه خودکار هم هست، یک برگ روزنامه، میخ منگنه، یه پاکت خالی سی دی، چندین برگه و بروشور و یک مجله، یک سیم کارت و رمزخوان اینترنت بانک. اینها تنها برخی از وسایلی هستند جلوم روی میز دارم میبینم.
ایمیلم هم با وجود اینکه اکثرشو پاک میکنم، 5084 تا ایمیل در اینباکس هست(صحبتی از ایمیلهای بایگانی شده نمیکنم) و 4417 عدد هم خبرنامه و ایمیلهایی هستند که برای خوندن در زمان بیکاری آرشیو شده اند. sms هم حدود 1200 عدد در inbox , sentbox هست و چند هزارتایی هم آرشیو سازی شدند.
دسکتاپم هم چون وضعش خراب شده، غیرفعالش کردم و محتویات دسکتاپ رو با کلیک کردن روی آیکون مخصوص فقط میشه دید که الان 507 تا فایل و فولدر هستند(فقط در ریشه، اون فقط یکی از دسکتاپ ها)
با این اوصاف، مرد میخواد که این اوضاع رو سامان ببخشه !!!
ارسال يک نظر
<< صفحه اصلی